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La Secretaría Municipal esta a cargo de la sra Ana Huenchulaf Vasquez , que tiene como funciones genéricas, dirigir las actividades de Secretaría Administrativa del Alcalde y el Concejo y desempeñarse como Ministro de Fe en todas las actuaciones Municipales.
De la Secretaría Municipal dependerá la Oficina de Partes, Reclamos y Archivo.
La Secretaría municipal deberá cumplir además las siguientes funciones específicas:
a) Desarrollar las actividades específicas que le asigna la Ley Orgánica Constitucional de Municipalidades, en relación a la constitución y funcionamiento del Concejo.
b) Recibir, mantener y tramitar, cuando corresponda, la Declaración de Intereses establecidas por la Ley 18.575.
c) Cumplir las funciones que le asigna la Ley N° 19.418 sobre Juntas de Vecinos y demás Organizaciones Comunitarias.
d) Actuar como Ministro de Fe para los efectos establecidos en el artículo 177 inciso segundo del Código del Trabajo.
e) Transcribir las resoluciones del Alcalde, acuerdos de Concejo, de los Comités, velar por el cumplimiento y mantener un archivo de tal documentación.
f) Elaborar y redactar material informativo en general.
g) Coordinar la utilización de vehículos municipales.
La Oficina de Transparencia deberá mantener a disposición permanente del Público información de acuerdo a ley Nº 20.285, Acceso a la Información Publica , y sus funciones son la siguientes :
a) Los actos y documentos que han sido objeto de publicación en el Diario Oficial y aquellos que digan relación con las funciones, competencia y responsabilidades de la Municipalidad de Ercilla
b) Todas las resoluciones que adopta la Municipalidad, es decir las Ordenanzas, reglamentos Municipales, decretos Alcaldicios o Instrucciones Art 12 Inciso Final, Ley 18.695 );
c) El plan comunal de desarrollo, el presupuesto Municipal y el plan regulador Comunal con sus correspondientes seccionales, y las políticas específicas ( Art 12º Inciso Final, Ley 18695 );
d) El Reglamento Interno, el Reglamento de Contrataciones y adquisiciones, la ordenanza de participación y todas las ordenanzas y resoluciones Municipales ( Art 98º letra B, ley 18.695);
e) Los Convenios, Contratos y concesiones ( Art 98º letra c, ley 18.695);
f) La Cuentas Públicas del Alcalde de los últimos 3 años ( Art 98º letra d, de la ley 18.695 );
g) Los registros mensuales de gastos efectuados al menos los últimos 2 años ( Art 98º letra e, ley 18.695 ).
La Oficina de Partes y la Oficina de Informática, ingresarán y actualizarán la información dispuesta en el sitio web municipal www.muniercilla.cl en el banner denominado “Transparencia activa”, procurando establecer un estándar completo y actualizado de la información y documentos que se señalan en el número siguiente, por parte de las unidades municipales responsables, permitiendo al público usuario se fácil identificación y un acceso expedito, sobre los contenidos que a continuación de detallan.
h) Será obligación de la Oficina de Partes, mantener y tener disponible al menos, una vez al mes, en el sitio web municipal www.muniercilla.cl a lo menos, la siguiente información:
i) Los actos y documentos que han sido objeto de publicación en el Diario Oficial y aquellos que digan relación con las funciones, competencias y responsabilidades de la Municipalidad de Ercilla (ART.6º, LEY 20.285) ;
j) La estructura orgánica de la Municipalidad (Art. 7º letra a, ley 20.285) ;
k) La facultades, funciones y atribuciones de cada una de sus unidades u órganos internos (Art. 7º letra b, ley 20.285)
l) Dar respuesta, a 20 días de las consultas de las personas naturales o jurídicas.
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